Сдача документов в архив при ликвидации

Сдача документов в архив при ликвидации — передача документов постоянного и длительного хранения, а также документов по личному составу в архив по месту нахождения организации. Это нужно, чтобы бывшие работники могли получить сведения о стаже и заработке, а государство — сохранить сведения о деятельности организации. Справку архива о приёме документов ликвидатор представляет в регистрирующий орган: без неё процедура не завершится. Для ИП обязанность возникает, если у него были работники.

Какие документы сдают

Состав документов зависит от деятельности организации и сроков хранения, установленных перечнем типовых документов. Как правило, в архив передают:

• учредительные документы, свидетельство о регистрации (копию, если оригинал сдаётся в регистрирующий орган), решения о создании, реорганизации и ликвидации;
• протоколы и решения общих собраний участников, решения единственного участника или собственника;
• годовую бухгалтерскую отчётность;
• приказы по основной деятельности;
• документы по личному составу: приказы о приёме, переводе, увольнении, отпусках; трудовые договоры и контракты; личные карточки; лицевые счета или расчётные ведомости по зарплате;
• промежуточный и ликвидационный балансы, документы о ликвидации.

Документы с истёкшим сроком хранения не сдают, а уничтожают по акту — это тоже часть подготовки. Точный перечень для вашей организации архив определяет при согласовании описи.

Как проходит сдача

Какой архив принимает документы

Документы ликвидируемых организаций принимают архивы по месту нахождения организации: государственные архивы, зональные архивы и архивы, созданные при исполкомах, — в зависимости от того, является ли организация источником комплектования государственного архива и от местных правил. Регистрирующий орган, как правило, сообщает, куда обратиться, а уточнить это лучше в самом начале ликвидации, чтобы не тратить время в конце. Мы не публикуем адреса архивов: они меняются, а актуальные сведения есть на сайтах исполкомов.

Архив при прекращении деятельности ИП

ИП без работников, как правило, документы в архив не сдаёт. Если работники были, документы по личному составу — приказы, трудовые договоры, сведения о зарплате — передают в архив, и справка архива нужна для исключения из ЕГР. Свои налоговые и бухгалтерские документы бывший ИП хранит сам в течение сроков, установленных законодательством, ведь налоговая может проверить прошлые периоды и после прекращения деятельности. Подробнее — прекращение деятельности ИП.

Частые проблемы

Чаще всего архив задерживает ликвидацию из-за трёх вещей. Первая — документы не сформированы: лежат россыпью, без нумерации и описи; на их приведение в порядок уходят недели. Вторая — не хватает документов по личному составу: приказов о приёме и увольнении, лицевых счетов за отдельные годы. Их приходится восстанавливать по данным ФСЗН и бухгалтерии. Третья — организацию не знают, в какой архив сдавать, и обращаются в конце процедуры, когда остальное уже готово. Поэтому архивную работу начинают одновременно с публикацией, а не после ликвидационного баланса.

Если документы утеряны

Если часть документов утеряна, это не всегда препятствие, но это нужно оформить: составить акт об утрате, восстановить то, что возможно, по данным ФСЗН, налоговой, банка, контрагентов, и согласовать с архивом, что будет принято. Документы по личному составу особенно важны, потому что от них зависят пенсионные права бывших работников, — их восстанавливают в первую очередь. Подробнее — ликвидация при утрате учёта.

Пример

ЧУП работало шесть лет, за это время сменилось двенадцать работников. Приказы и трудовые договоры хранятся в папках, лицевые счета — в бухгалтерской программе. Партнёр выгружает и распечатывает лицевые счета по годам, формирует дела по личному составу с нумерацией, составляет опись, отдельно — дела постоянного хранения: устав, решения собственника, годовую отчётность. Документы с истёкшими сроками уничтожаются по акту. Архив принимает дела по описи и выдаёт справку, которую ликвидатор прикладывает к документам для исключения из ЕГР.

Стоимость

Подготовка и сдача документов в архив входит в ликвидацию под ключ (от 1 700 руб.). Если нужна только архивная работа, стоимость зависит от количества лет и работников: партнёр называет её после оценки объёма, а оценка — в рамках консультации от 180 руб. Если документы нужно восстанавливать — см. восстановление учёта. Ориентир всей ликвидации — в калькуляторе.

Материал носит справочный характер и не является юридической консультацией. Нормы проверены 05.11.2026 по Декрету № 1, Закону № 150-З и кодексам — источники на странице «Закон № 150-З». Порядок в вашей ситуации уточнит юрист партнёра.